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物资采购及教室、车辆维修管理暂行办法
作者:澳门新萄京最大平台    文章来源:    点击数:    更新时间:2016年02月04日 10:48

 物资采购及教室、车辆维修管理暂行办法

 

    为加强后勤物资采购及教室、车辆维修管理工作,进一步发挥资金的使用效益,降低采购成本,优化工作流程,规范采购程序,健全监督机制,确保采购质量,根据《澳门新莆京手机网站采购与招投标管理暂行办法》及学校相关规定,结合澳门新萄京最大平台实际,特制定本办法。

     一、工作职责

     1.澳门新萄京最大平台主任、分管副主任负责逐级对采购物资或维修材料的供货单位、计划报告、经费预算、组织实施等进行审批。

    2.采购部门工作职责:建立健全议标、采购、入库、保管、记账管理制度;负责起草澳门新萄京最大平台自身组织的大宗物资材料采购招标文件;负责澳门新萄京最大平台自身招标、议标前市场考察、论证工作;负责澳门新萄京最大平台自身组织的各种招标、议标、开标、评标工作(含工程队、施工队和服务性项目等);负责提供物资样品,供议标时进行审核定样;负责澳门新萄京最大平台自身批量采购和零星物资采购工作;负责与批量物资采购供货商签订购销合同;完成中心领导临时交办的其他采购任务。

    3.教室管理部门、车队按照工作实际,负责合格方确定、申报计划、市场调研、组织实施、质量验收等工作。

    4.库管员工作职责:负责物资材料入库、保管、出库工作,严格出入库手续,做到日清月结,保证帐、物相符;

    5.质管科工作职责:在有关职能部门提供基础数据的基础上,协助采购部门做好市场考察、论证工作;协助采购部门与中标单位签订购销合同,并监督执行;协助采购部门组织招标、议标、续标工作;制定零星采购和批量采购的监督办法,并对采购的全过程进行监控;完成中心领导临时交办的其他采购监督与市场调研、考察任务。

    6. 修缮管理科负责教室和其它维修项目的经费预算。

    二、工作原则

    1.勤俭办学、厉行节约的原则。

    2.统一管理,统一采购,统一财务,统一监督的原则。

    3.公开透明,阳光操作的原则。

    三、受控物资采购范围

    见附件1:《各服务部(部门)受控物资一览表》。物资采购要严格执行学校经费预算中所列的项目和金额,不得突破预算。

    四、工作程序

    1.物资采购

    根据后勤物资材料采购特点,分零星采购、批量采购和大宗采购。其中零星采购金额在1千元以下;批量采购金额在1千元以上、1万元以下;大宗采购金额在1万元以上。

    1.1零星采购

各采购部门填写《澳门新萄京最大平台物资采购计划审批表》(附件5),经中心分管主任同意后,安排统一采购,零星采购必须保证2人以上;物资运抵后,要经库管验收入库,对质量不合格,数量短缺的采购物资,库管有权拒绝入库签字。

    1.2批量采购

    1.2.1各采购部门应提前一段时间将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术、质量要求以报告形式提出采购计划,并填写《澳门新萄京最大平台物资采购计划审批表》(附件5),由科室(部)上报,经中心分管副主任签字同意后报主任批准,再由采购部门根据时间要求有计划组织采购;应急维修所需物资可根据情况追加采购计划,按照审批程序组织采购。

    1.2.2采购部门会同质管科按照提交的采购计划,在进行市场调研的基础上,就同品种、同规格、同技术性能的产品最少组织三家以上厂家或供货商进行评议、比较,做到“货比三家”,并填写《澳门新萄京最大平台物资议价(询价)表》(附件2),最后确定不低于二家供货商,并签订供货合同。

    1.2.3采购部门根据议定的供货厂家,按照供货合同内容要求,随时通知供货单位供货,仓库保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资,有权拒绝入库签字。

    1.2.4饮食物资每半年议标一次,非饮食物资每年议标一次。

    1.3大宗采购

    1.3.1大宗物资的采购由采购部门提前一段时间将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术参数、质量要求以报告形式提出采购计划,并填写《澳门新萄京最大平台物资采购计划审批表》(包括数量、规格、技术参数、标准要求、拟用品牌等详细内容,见附件5),需学校招标的报学校招投标办;采购部门负责起草澳门新萄京最大平台自身招标文件后报质管科督办,按照规定的程序逐级审批后,组织招标、议标等工作。

    1.3.2招标或议标工作由主任或分管副主任主持,招投标评委由澳门新萄京最大平台质量监督管理科,学校财务处、审计处、纪检监察部门及使用单位等负责人员和专业技术人员组成。

    1.3.3 经招投标选出2家供货商,并签订供货合同。

    1.3.4采购部门根据提供的供货厂家,按照供货合同内容要求,随时通知供货单位供货,仓库保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资,有权拒绝入库签字。

    1.3.5饮食物资每半年议标一次,非饮食物资每两年招(议)标一次。

    2.教室桌椅维修

    2.1物业服务部、质量监督管理科共同进行市场调研,组织三家以上维修公司进行合格方评审,评审产生2家合格维修单位,签订《年度教室维修协议》。

    2.2 物业服务部根据工作实际,申报《教室课桌椅维修计划、报告》,由修缮管理科进行经费预算后,呈报副主任、主任审批立项。

    2.3 物业服务部、质管科共同组织合格方对维修项目进行议价,填写《澳门新萄京最大平台教室维修议价(询价)表》(附件7),产生该项目维修单位。

    2.4 维修完毕,物业服务部、质管科、修缮科共同进行验收。每年物业服务部、质管科对合格维修单位进行一次评审,作为下年度续签《年度教室维修协议》主要依据。

    3.车队汽车维修

    3.1汽车队与质管科共同进行市场调研,组织三家以上维修公司进行合格方评审,评审产生2家合格维修单位,签订《年度车辆维修协议》。

    3.2 汽车队负责组织5000元以下日常车辆维修,呈报主任进行审批,在合格方处进行维修。

    3.3 5000元以上(含5000元)的车辆维修和正常维护保养,由汽车队根据工作实际,填写《澳门新莆京手机网站澳门新萄京最大平台车队车辆报修单》,呈报主任进行审批。

   3.4 汽车队、质管科共同组织合格方对10000元以上维修项目进行议价,填写《澳门新萄京最大平台车辆维修议价(询价)表》(附件8),到协议修理厂进行维修。

    3.5 维修完毕,汽车队、质管科共同进行验收。每年车队、质管科对合格维修单位进行一次评审,作为下年度续签《年度车辆维修协议》主要依据。

    五、出入库管理

    采购的所有物资材料必须先入库再出库。各服务部(部门)设专职或兼职物资材料保管员1人,负责物资材料的验收、入库、保管、出库工作,建立保管账,做好登记。

    1.材料入库由保管员填写《澳门新萄京最大平台物资入库验收单》(附件3),并与供货方、质管科工作人员三方一起验质验量并签字后入库,入库单一式三份,一份存根、一份仓库记账、一份财务记账;建立保管账,否则不予出库和结算。另外,保管员需将采购审批表及入库单复印件交质监督办工作人员存档,以便于报账和监督。

     2.材料出库由材料使用部门填写《澳门新萄京最大平台物资出库领用单》(附件4),物资领用单一式三份,一份存根、一份仓库留存、一份财务记账;物资领用单须包括 “材料名称”、“数量”、“去向”、等信息。保管员认真填写出库单,并履行领取人及服务部(部门)负责人签字手续。

     3.物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则,做到保管条件差的先出,包装简易的先出,易变质的先出。

    4.物资领用人不得进入库房。

    5.除建立物资出入库纸张台账外,还需录入计算机建立与之相符的电子台账,方便日后查询、统计与分析,为澳门新萄京最大平台的采购决策提供准确、便捷的数据支持。

    6.每季度底,各服务部(部门)的保管员将出库、入库单进行汇总,根据汇总情况进行库存盘点,并出具当月库存报表(要求有纸质和电子库存报表),将电子报表报质管科,质管科将不定期抽查库存情况,检查是否做到账物相符。

    7.药品及医疗用品出入库管理按医疗行业相关规定进行管理。

    六、结算管理

    严格执行学校的报账管理办法,采购物资材料要及时报账结算,除需要扣除部分质保金外,不拖不欠。

    1.后勤各项经费的支出实行“一支笔”审签制度。

    2.采购物资材料必须索要合法凭证,否则不予报销。

    3.报销时,必须有经办人、科室负责人、分管副主任、主任签字后方可报销。

    4.采购的材料用款额度较大的,必须用转账支票支付货款,尽量不使用现金。

    5.报销时除持合法的报销凭证外,必须附上物资材料入库单。

七、工作要求

1.提高认识。按照建设节约型校园和打造“平安后勤、绿色后勤、高效后勤、阳光后勤”的要求,在学校大力开展新校区基础建设,财务形势异常严峻的情况下,进一步树立主人翁意识和厉行节约、勤俭办学的思想,勒紧腰带过日子,艰苦奋斗办大学,严格后勤财务管理,压缩后勤经费开支,切实加强对修缮、物资采购等管理和监督,确保每一分钱都要花在刀刃上。

2.严肃工作纪律。采购管理人员要认真负责,廉洁自律,做到公开、透明,阳光操作,要严肃采购纪律,做到优质、及时、安全、准确采购,否则,根据造成的损失程度给予相应的纪律处分或刑事责任。

3.加强规范管理。仓库保管员要根据财务制度的要求建立材料物资、低值易耗品明细账簿,严格出入库手续。严格采购、验收、领用的管理,实施岗位牵制制度,采购员、保管员、记账员有不同人员担任,期末定期清查、对账,做到账账相符、账物相符。

4.本办法自下发之日起施行。

 

附件1:各服务部(部门)受控物资一览表

附件2:澳门新萄京最大平台物资议价(询价)表

附件3:澳门新萄京最大平台物资入库验收单

附件4:澳门新萄京最大平台物资出库领用单

附件5:澳门新萄京最大平台物资采购计划审批表

附件6:澳门新萄京最大平台物资采购验收及进出库流程图

附件7:澳门新萄京最大平台教室维修议价(询价)表

附件8:澳门新萄京最大平台车辆维修议价(询价)表

附件9:教室维修流程图

附件10:车辆维修流程图 

 

 

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2015年12月1日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4.物资出库流程图

 

 

 

申请、填表

领取物资,并签字

部门负责人签字

库管做好出库台帐

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件7:

澳门新萄京最大平台教室维修议价(询价)表

配件名

品牌

规格型号

技术参数

材料价

人工费

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                单位(签章):___________

                                        年    月    日

附件8:

澳门新萄京最大平台车辆维修议价(询价)表

配件名

品牌

规格型号

技术参数

材料价

人工费

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                单位(签章):___________

                                        年    月    日

附件9: 

教室维修流程图

市场调研、评审产生两家维修单位

修缮科做预算

部门负责人分管领导签字

物业会同质管进行询价

确定维修单位

维修

教室管理部门维修申请

验收

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件10:

 

车辆维修流程图

申请、填表

部门负责人分管领导签字

车队会同质管组进行询价

确定维修单位

维修

市场调研、评审产生两家维修单位

验收

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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